稿件退修意见书是作者、审稿人和编辑之间沟通的桥梁，因此，撰写一份内容符合要求、表达规范的退修通知书是责任编辑的基本职责。责任编辑需要充分认识其重要性，并认真研究、努力实践退修通知书的规范撰写。

1、充分认识论文退修通知书规范撰写的意义

论文退修通知书的规范撰写对于科技期刊的编辑出版意义重大。通过论文退修通知书，编辑可以根据不同稿件、不同作者的情况，采取合适的方式，与作者进行交流，并加以引导。作者可以从专家审稿意见中了解到自身研究的价值与不足，明确提高与改进的方向；可以从编辑对论文写作的要求中学习到论文写作知识；从编辑细致、规范的修改中看到编辑的认真负责以及对论文发表所付出的辛勤劳动，从而有助于养成严谨、认真的科学态度和严谨学风。总之，作者在完成修稿的同时，能在自身基本素质方面得到培养。

因此，规范的论文退修通知书不仅是学术交流的重要载体，是提高论文质量的必不可少方式，还是增进审稿人、编辑与作者情感交流的纽带。

2、肯定论文的优点，鼓励作者投稿的积极性

每一篇论文的写作都倾注了作者大量的心血，它是作者对某一课题研究或一段时间学术工作的总结。大多数作者在选择某期刊投稿时，一方面对期刊的学术影响力有一定的了解并认可该刊的学术地位，另一方面对自己文章能被录用抱有很大的希望；因此，编辑在审理稿件时要充分理解作者的心情，保护作者投稿的热情。编辑在撰写论文退修通知书时，要明确指出文章的优点，同时要把审稿专家对文章的肯定及赞许之处如实地告诉作者。这样做可以让作者感到自己的文章已被重视，下面再讲文章的不足之处和修改意见时作者更容易接受。

3、指出论文存在的问题是退修意见书的核心

3.1准确把握专家的审稿意见稿件退修意见是专家审稿意见和编辑审稿意见的综合体现，前者是论文退修通知书最重要的组成部分，将专家审稿意见真实而艺术地再现于退修通知书之中就是对审稿人及其劳动的充分尊重。一般来说，审稿专家给出的评审意见比较中肯，并会提出相应的修改意见。责任编辑应该认真阅读、准确理解审稿专家的意见，并如实地反馈给作者。对于有些比较严厉的措辞，责任编辑应该认真领会其含义，在撰写通知书时语气要婉转一些，既要把审稿专家的意思表述清楚，又要让作者能够接受并遵照修改。

3.2应独立分析文章的发表价值在认真阅读专家审稿意见的基础上，责任编辑还要根据自己的专业知识和出版知识综合写出论文退修意见。在此过程中，编辑要独立分析论文的发表价值，看是否如审稿专家所说的那样，特别要注意到一些审稿人没有提到的学术问题，这些问题经过编辑部讨论，达成共识后也应该写入退修通知书中。

3.3提出写作规范与出版规范的要求论文应按照期刊所要求的编排格式来撰写，文稿若未达到要求，就会影响读者对其基本内容的理解；因此，退修通知书中应当提醒作者修改。实践表明，编辑加工文稿的大量工作是规范化方面的，原因是许多作者对此不熟悉、不了解；因此，为了减轻文稿加工的工作量和缩短出版周期，文稿存在这方面的问题时，一定要请作者认真修改。

4、论文退修通知书的撰写技巧

4.1修改内容尽可能一次性提出在撰写退修通知书前，编辑应该先通读全文，从整体上把握论文的写作水平与专家审稿意见，大概了解文稿存在的主要问题与次要问题，做到心中有数。编辑对稿件存在的问题应认真归纳，尽量做到一次性指出。如果发现一点或一些，就给作者发去一份修改通知书，等作者修改回来后，又发现其他问题，如此反反复复，来回多次，不仅让作者不满，而且也耽误出版时间。

4.2宜先肯定后提意见在撰写退修通知书时应先肯定其优点，而对于问题与不足宜先提主要方面，尤其是一些改动较大的内容，如需要补充的实验、数据、结果，需要删减或增加的图表等；再写次要方面，如格式、数字、小数点、专业术语的规范表达等。

4.3意见应具体明确，具有针对性修改意见应尽可能全面、具体，既不能模棱两可，也不能笼统抽象，让人无所适从。行文要简洁，意思要明确，便于作者理解和修改。肯定文章某一观点时要恰如其分，否定时要讲出证据，提问时要切中要害。意见一定要针对文章的内容解释清楚，让人心悦诚服地接受。遣词造句要注意礼貌，并应避免在修改意见中对任何论文都使用千篇一律的套话，要让作者感觉到自己的文章是经过编辑部认真审理的，编辑提出的每一条意见都要有理有据，修改意见中肯且适合修改。

本编辑部一般采用将主要意见逐条列出，附在修改通知书上，而一些次要意见与小问题则采用在稿件上用红笔批注的方式。将最后的修改通知书与编辑批注稿件扫描后直接以函件形式发送给作者。这样，作者不仅可以看到主要的修改意见，也可以看见编辑对稿件所作的修改，体会到编辑所付出的劳动，使稿件尽快达到发表要求。

此外，哪些问题必须修改，哪些修改后可以让文章增色，哪些不修改也不会对文章的内容产生大的影响，编辑应该心中有数。同时，还要提醒作者不同意按照这些意见修改时，应在该条意见的后面写出不修改的理由，同编辑协商解决。

本刊编辑部采用在修改意见后做上只有编辑自己才看得懂的小标记，在文章修回后编辑可以对着这些小标记了解作者的修改情况。

4.4退修时限问题在退修通知书上对稿件修回时间应予以限制。从某种程度上讲，论文修回时间决定着论文出版的时滞。退修时限的确定应全面考虑:时间太短，作者在限定时间内完不成修改任务，以后投稿的积极性可能会受到挫伤，而且修改质量不容易保证；太长又可能会使稿件丧失时效，或者给编辑部工作带来麻烦。

4.5应指出著作权相关问题在退修通知书中应提醒作者注意著作权方面的问题，主要包括文章作者署名及排序、单位名称、参考文献的标引、致谢等内容。本编辑部采取的做法是，要求第一作者在文章发表前提供所有作者的亲笔签名与所属单位的投稿介绍信，保证所投文章是所有署名作者均阅读过的，他们知晓文章内容并同意发表，以最大限度地减少论文发表后产生的著作权纠纷。